Privatlivspolitik for Frederikshavn Kajakklub

Revideret 18.06.2025

Frederikshavn Kajakklubs privatlivspolitik er udformet med afsæt i privatlivspolitikkerne for Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI), Dansk Kano og Kajakforbund (DKF) og nedenstående lovgrundlag:

1. Databeskyttelsesforordningen (GDPR) (EU-forordning 2016/679)
2. Databeskyttelsesloven (Lov nr. 502 af 23/05/2018)

Frederikshavn Kajakklubs dataansvar

Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med lovgivningen for at sikre en fair og gennemsigtig behandling. Vi behandler kun personoplysninger til bestemte formål fx for at kunne kontakte dig eller dine pårørende ud fra legitime (gyldige) interesser.  Desuden behandler vi kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Kontaktperson: Carsten Jensen

Adresse: Nordre Strandvej 60, 9900 Frederikshavn

CVR: 73077915

Telefonnummer: 4182 9210

E-mail: c.jensen@dadlnet.dk

Website: www.frederikshavnkajakklub.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger om medlemmerne:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, fødselsdato, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse, privat kajaktype, kajakplads, DKF licensnummer, specifikationer på udleveret nøglebrik, tilmeldinger og roture registreret i klubbens systemer, op låsning af døre, log over brug af systemer, hvem der står for frivillige arbejdsopgaver, oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen 

Her indsamler vi oplysninger

Normalt får vi alle personoplysningerne fra dig, når du melder dig ind i Frederikshavn Kajakklub. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifte og kursusdeltagelse
• Sociale medier mm., der er offentlige tilgængelige og klubbens lukkede sociale medier

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund som er:

• Klubbens berettigede, legitime (gyldige) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) fx må vi godt bruge data uden samtykke hvis vi har en god grund, og det ikke skader dig mere end det gavner formålet. Et eksempel herpå kunne være elektronisk op låsning af døre i klubben
• At det er nødvendigt for at kunne kontakte dig eller dine pårørende (fx Rokort)
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger: 

• Klubbens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i klubbens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os
• At kunne kontakte dig via e-mail eller telefon

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere: 

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i klubben
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner, udlæg og lignende

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime (gyldige) interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:  

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder med en eller flere personer med navns nævnelse til klubbens hjemmeside (både den offentlige del og medlemsdelen) eller klubbens lukkede Facebook side. Situationsbillederne skal være taget i klubben eller ved klubbens arrangementer, hvor de afbilder en konkret aktivitet eller situation med relation til klubbens aktiviteter
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DKF i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da klubben er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi (turbeskrivelser, billeder, statistik og lignende)

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, vurderer vi, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. 

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 15 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.  

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder/træner:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
• Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i dette dokument.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.